Upphandlingsguide

Händer vid en dator

Här hittar du information om hur du blir leverantör till Hudiksvalls kommun, hur en upphandling går till och vad du behöver tänka på när du ska lägga ett anbud.

Vi vill vara din kund

Vi vill att fler företag ska se oss i Hudiksvalls kommunkoncern och vilja ha oss som kund. Det ska vara enkelt för dig att lämna anbud och vara med i konkurrensen om våra avtal.

Alla kan vara med. Lika många stora som små företag vinner upphandlingar.

Så här går en upphandling till

Vid inköp är vi som kommunkoncern skyldiga att följa de upphandlingslagar som finns. Vid en upphandling går vi igenom följande steg:

Vi har ett behov av att köpa in en vara eller tjänst. Upphandling ska göras om det inte redan finns avtal.

Efter en marknadsundersökning formuleras krav utifrån behov på varan eller tjänsten. Dessa krav måste du som leverantör uppfylla.

Upphandlingen annonseras för spridning till potentiella leverantörer.

Du som leverantör lämnar anbud. Anbudet kontrolleras och utvärderas av oss på Hudiksvalls kommunkoncern. Anbudet ska vara komplett och innehålla alla bilagor.

Avtalet tilldelas den eller de leverantör som uppfyller kravställningen och som kan leverera rätt kvalitet till bäst pris. Upphandlingen är klar när avtal har tecknats.

Uppdraget utförs av leverantören enligt villkoren i avtalet. Tillsammans följs kvaliteten på arbetet upp.

Varför kan kommunen inte handla från vem som helst?

Vi ska värna om den fria konkurrensen och ge oss själva och andra möjlighet att göra så kostnadseffektiva inköp som möjligt. Därför gör vi en upphandling.

Alla upphandlingar måste följa nedan principer:

Icke-diskriminering

Ingen leverantör får diskrimineras utifrån nationalitet, etnisk tillhörighet, kön, religion eller liknande.

Likabehandling

Alla leverantörer ska behandlas lika.

Proportionalitet

Krav och kriterier ska vara rimliga utifrån behov.

Öppenhet

Upphandlingsprocessen ska ske på ett öppet sätt. Alla anbudslämnare ska få ta del av samma information.

Ömsesidigt erkännande

Bevis som certifikat och intyg utfärdade av behörig myndighet i annat EU- och ESS-land ska gälla även i Sverige.

Hitta upphandlingar

Bevaka och håll dig uppdaterad om kommande upphandlingar inom ditt företags affärsområde. Då ser du när det kommer ut upphandlingar som du kan vara med och lämna anbud på.

Här hittar du våra aktuella och planerade upphandlingar:

Aktuella upphandlingar

Registrera dig på KommersAnnons hemsida för att prenumerera på aktuella upphandlingar. Då missar du inte chansen att bli vår leverantör.

KommersAnnons webbplats (kommersannons.se) Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

En inköpscentral hjälper andra upphandlande organisationer med inköp genom att bedriva grossistverksamhet eller fungera som mellanhand. Syftet är att effektivisera inköpen, minska administrationskostnaderna och få bättre inköpsvillkor. En upphandlande organisation kan använda sig av en inköpscentral på flera olika sätt.

Hudiksvalls kommun använder sig av bland annat ADDA, Sinfra och HBV.

  • ADDA är en del av Sveriges Kommuner och Regioner (SKR) och upphandlar bl.a. ramavtal för inköp och erbjuder råd och stöd inom offentliga inköp.
  • Sinfra upphandlar ramavtal inom infrastruktur (fjärrvärme, vatten och avlopp, el, fiber och liknande).
  • HBV är inköpsfunktion åt Sveriges allmännyttiga bostadsbolag.

Att tänka på inför anbud

För att öka dina chanser att tilldelas kontraktet: var ute i god tid, var öppen för dialog med oss och lägg tid på att ta fram ett bra anbud.

Har du hittat en intressant upphandling? Hämta upphandlingsdokumenten från den elektroniska annonsdatabasen. All information som du som anbudsgivare behöver för att kunna lämna ett anbud ska finnas angivet i upphandlingsdokumenten.

Vill du delta i anbudsgivningen? Läs igenom underlaget i god tid innan anbudstiden går ut. Tänk på att certifieringar, intyg och andra uppgifter som du kan behöva kan ta tid att plocka fram.

Du kan ha rätt att använda dig av underleverantörer (men det beror på hur kraven i upphandlingsdokumenten är ställda och formulerade). Är ni flera företag som går ihop är det viktigt att tydliggöra hur ni uppfyller kraven i upphandlingen.

Är det något som är otydligt eller verkar felaktigt i upphandlingsdokumenten? Ställ frågor till oss via upphandlingssystemets frågor- och svarfunktion.

När du ställer frågor minskar du risken att göra fel och uppmärksammar samtidigt oss på felaktigheter. En upphandling med felaktigheter riskerar att inte kunna slutföras.

Du är alltid anonym när du ställer frågor i upphandlingssystemet. Din fråga med tillhörande svar läggs ut i funktionen frågor/svar. Alla ska få tillgång till samma information samtidigt.

Lämna anbud

Hittar du en upphandling som är intressant för dig är det dags att lämna in ett anbud. Det är viktigt att du följer nedan steg när du lämnar in ditt anbud. Var noga med att följa de instruktioner som anges i upphandlingsdokumentet.

Läs upphandlingsdokumenten i god tid innan anbudstiden går ut. Bevaka kostnadsfritt de upphandlingar ditt företag är intresserad av. Sista dag för frågor och svar brukar vara 10 dagar innan sista anbudsdag.

Se efter så att du lämnat in intyg, certifieringar, CV och övriga handlingar som efterfrågas.

Uppfyller anbudet alla krav och villkor som står angivet i upphandlingen? Samtliga ska-krav ska uppfyllas. Anbud som inte uppfyller ska-kraven diskvalificeras.

Svara på alla frågor klart och tydligt, även om vissa frågor känns självklara för just dig. Anbudet kan inte kompletteras i efterhand.

Säkerställ att ditt anbud är komplett och att inga uppgifter eller bilagor saknas innan du skickar in anbudet.

Lämna in anbudet i tid, alltså innan sista datum för inlämning har passerat.

Är något oklart eller otydligt?

Vid oklarheter eller fel i underlaget, ta snarast kontakt via frågor och svar i upphandlingssystemet. Om vi får synpunkter i tid kan vi göra förtydligande eller rättelser som når alla som har hämtat upphandlingsdokumenten.

Tilldelning och avslut

Efter att du har lämnat in ett anbud kikar vi igenom de anbud som har kommit in i tid och som uppfyller alla ska-krav i upphandlingsdokumentet.

Tilldelningsbeslutet meddelas skriftligen, snarast möjligt, till alla som har lämnat in anbud. Avtalet tilldelas den leverantör som uppfyller kravställningen och som kan leverera rätt kvalitet till bäst pris.

Om du inte tilldelades avtalet, ta reda på varför ditt anbud inte antogs. Lär dig av detta inför framtida anbudsinlämningar.

Efter att tilldelningsbeslutet (om det sker elektroniskt) skickats ut gäller en avtalsspärr på minst 10 dagar. När avtalsspärren har gått ut kan ett avtal med leverantören tecknas.